Kihagyás

CRM

Ügyfelek kezelése

Az Ügyfelek menüpontban minden olyan személy adatai rögzíthető, aki valamilyen módon kapcsolatba került az intézménnyel, legyen szó akár egy Bérlőről, Vevőről, Pályázóról vagy pusztán Érdeklődőről. Az intézmény érdeke, hogy az elérhető és törvényes keretek között tárolható adatokat minden esetben tárolhassa, hiszen ez alapján képes:

  • a megfelelő módon informálni a valós vagy potenciális ügyfeleket,

  • mérlegelni, hogy az adott ügyféllel való mmegállapodás milyen kockázatokkal járhat.

Az ügyfél státuszát többféle módon lehet meghatározni, íme a rendelkezésre álló lehetőségek:

  • ügyfél típus

Ez elsősorban azt határozza meg, hogy az adott ügyfél milyen szerződéses viszonyban van a Vagyonkezelővel, lehet például Bérlő, Bérlőtársa, Családtag stb.

  • ügyfél funkció

Ez a státusz az intézmény és az adott személy nem-szerződéses, funkcionális kapcsolatát takarja, lehet ez akár Közös képviselő, Gondnok, Vevő, Érdeklődő, stb.

  • kapcsolat típusa

Ez a státusz az adott személy jogi státuszáról szól, azaz arról, hogy milyen jogi entitásként lép kapcsolatba az intézménnyel; magánszemélyként, egyéni vállalkozóként, cégként vagy valamiféle szervezetként.

Egy-egy ügyfél többféle szinten és módon kapcsolódhat az intézményhez, sőt, egyszerre több, akár aktív bérleti szerződéssel is rendelkezhet. A rendszer a kapcsolat státuszok megjelenítésekor figyelembe veszi a Vagyonkezelő és az Ügyfél közötti jogviszonyt.

  • ha nincs szerződéses kapcsolat

Ebben az esetben az ügyfél adatlapon beállított státuszok relevánsak, azaz az Ügyfél funkció és a Kapcsolat típusa. Ilyen kapcsolat lehet például egy: - cég vagy egyéni vállalkozó, aki alvállalkozóként dolgozik a Vagyonkezelővel, - magánszemély, aki érdeklődik egy ingatlannal kapcsolatban, - magánszemély, aki korábban megvásárolt egy lakást, - egyéni vállalkozó, aki pályázott egy helyiség bérletére.

  • ha van szerződéses kapcsolat

A szerződéseken definiált státuszértékek az ügyfél adatlapon, a szerződések panelen jelennek meg.

Ügyfelek keresése

Az ügyfelek keresése a következő módokon történhet:

  • egy konkrét bérlő keresése az ügyfélszolgálati keresőmezőben

A képernyő felső részén található mezőbe kell beírni az ügyfél nevét. A keresés eredményeképpen megjelenik egy gyorslista a keresési eredményekkel, ebben zöld színnel az aktív, pirossal a passzív szerződések vannak megjelenítve.

A megfelelő névre kattintva a következő lapon megjelennek a szerződéshez kapcsolódó adatok

  • ügyfelek listázása

Az ügyfelek menüpontra kattintva jelenik meg az ügyfelek listája.

Ügyfelek rögzítése

Egy új Ügyfél létrehozásához a lista alatt található "Létrehozás" gombra kell kattintani.

Az Ügyfél adatlap megfelelő mezőinek kitöltését követően a lap alján található "Mentés" gombra kattintva az adatok rögzülnek a rendszerben, ezt követően az entitással azonnal elvégezhető az összes lehetséges művelet.

A kötelezően kitöltendő mezőket piros csillag jelzi, ezek hiányában a rendszer nem engedi végrehajtani a mentést.

Ügyfelek adatainak módosítása

Az Ügyfél adatlap alján található "Szerkesztés" gombra kattintva az Ügyfél kapcsán tárolt összes paraméter módosíthatóvá válik. A megfelelő mezőbe kattintva lehet módosítani az ott szereplő Ügyfél-értéket, majd ezután a "mentés" gombra kattintva rögzülnek a változtatások.

Az ügyfélhez egyéb entitás kapcsolása az adott panel feletti "Csatolás+" gombra kattintva érhető el.

Szerződések kezelése

Szerződések keresése

A Szerződések menüpont a szerződések bizonyos szempontok szerinti keresésére alkalmas. A szűrők megfelelő beállításával akár másodpercek alatt megtalálhatók a keresett szerződések.

Amennyiben a keresett szerződés számát ismeri a felhasználó, érdemes az Ügyfélszolgálati modult használni (a képernyő felső részén található keresési mező), ennek alkalmazásával rendkívül gyorsan előhívható az összes szükséges információ.

Szerződések rögzítése

A szerződések létrehozása a Bérbeadás vagy Értékesítés menüpontokból indítható el. Egy helyiség bérbeadása kapcsán például a Bérbeadás - Helyiség bérbeadása menüpontra kattintva indítható el a folyamat. Az aloldalon található űrlapot kell kitölteni; a művelet elvégzésekor: * rögzítésre kerülnek a bérleti szerződés paraméterei * elkészül a szerződés, a bevitt adatok és a korábban rögzített sablonszövegek alapján.

A kötelezően kitöltendő mezőket piros csillag jelzi, ezek hiányában a rendszer nem engedi végrehajtani a mentést.

A rendszer által elvárt dátumformátum a kötőjellel történő dátum rögzítés (ÉÉÉÉ-HH-NN).

Szerződések adatainak módosítása

A bérleti szerződések kapcsán tárolt adatok nagy része közvetlenül befolyásolja a kapcsolódó havi számlák elkészülését. A szerződés összes paramétere az ügyféllel történt megállapodás kapcsán kerül meghatározásra, ezért egy ezután foganatosított módosítás gyakorlatilag a szerződés módosítását is jelenti.

Fontos szempont, hogy a munkatársak "véletlenül" vagy tudatlanságra hivatkozva ne módosíthassák egy aktív szerződés paramétereit, ugyanakkor természetesen biztosítani kell a módosítás lehetőségét. A megfelelő működés érdekében ezért a módosítást csak több, "biztonsági" lépést követően lehet érvényesíteni, így a művelet az intézmény szempontjából biztonságos keretek között tartható.

Íme, a módosításhoz szükséges lépések:

  1. Az adott szerződés státuszát "Aktív"-ról át kell állítani "Szerződéskötés alatt" értékre.
  2. A szerződés adatlapja alatt a "Szerkesztés" gombra kell kattintani, a következő oldalon megjelnnek a szerződés adatai, módosítható állapotban.
  3. A szükséges adatokat módosítani kell a szerződés megfelelő mezőibe kattintva.
  4. A szerződés státuszát ismét "Aktív"-ra kell állítani.
  5. A "Mentés" gombra kattintva a szerződés módosításai rögzülnek a rendszerben.

Dokumentumok kezelése

Dokumentumok keresése

A Dokumentumok menüpontra kattintva jelenik meg a dokumentumok listája. A dokumentumok listázása és szűrése a szokásos módon történik.

Dokumentum rögzítése

Az ügyintézés során számtalan különböző dokumentum keletkezik (pl. az aláírt szerződés, a befizetési bizonylat, az átadás-ávételi jegyzőkönyvek, az egyes ellenőrzéseket igazoló iratok, stb.) Ezeket a dokumentumokat rögzíteni lehet a rendszerben, így a későbbiek folyamán probléma nélkül elérhetők.

A Dokumentumok rögzítése kétféleképpen lehetséges:

  • az adott entitás (ügyfél, szerződés, bérlemény stb.) adatlapjáról kiindulva

  • a dokumentumtárból kiindulva.

Dokumentum rögzítése az adott entitás adatlapjáról kiindulva

Ebben az esetben a dokumentum kifejezetten a kiválasztott entitáshoz lesz kapcsolva. Az adatlap alsó felében a Dokumentum panel jobb felső részén találhatók a "Dokumentum Hozzáadása", illetve a "Dokumentum létrehozása" gombok.

A "Dokumentum létrehozása" gombra kattintva végezhető el az új, a rendszerben korábban nem rögzített dokumentumok feltöltése.

Dokumentum rögzítése a dokumentumtárból kiindulva

Ezt a lehetőséget különösen abban az esetben ajánljuk, ha a feltöltendő dokumentum több entitáshoz fog kapcsolódni, akár több ügyfélhez, szerződéshez, vagy ingatlanhoz. Jó példa erre a pályázat során keletkező eredményhirdetés, amely akár több ügyfél kapcsán is rögzítendő.

A Dokumentumok listája alatt, a “Létrehozása” gombra kattintva jelenik meg a megfelelő űrlap. Az űrlap mezőinek kitöltése után kell kiválasztani, hogy mely entitásokhoz kapcsolódjon a dokumentum. A „Mentés” gombra kattintva a dokumentum rögzítése megtörténik, és ezt követően megjelenik a kiválasztott entitások Dokumentum paneljében.

Dokumentumok adatainak módosítása

A Dokumentum adatlapján a "Szerkesztés" gombra kattintva érhető el a szerkesztő felület. Ezt követően a megfelelő mezőkre kattintva módosíthatók a bevitt paraméterek. A "Mentés" gombra kattintva a változtatásokat rögzíti a rendszer.