Kihagyás

Műszaki modul

A műszaki osztály felel az OV Zrt. által kezelt ingatlanok karbantartásával, fejlesztésével kapcsolatos feladatok elvégzéséért, illetve a kapcsolódó információk kezeléséért.

Feladatok kezelése

Feladatok létrehozása Az új feladat létrehozásahoz a Műszak - Feladatok menüpontra kell kattintani, ekkor a megjelenő feladatlista alatt érhető el az “Új feladat létrehozása” gomb. Erre kattintva jelenik meg a Feladat rögzítéésével szükséges felület. A feladatok kétféle módon keletkezhetnek:

Hibabejelentés alapján Bejelentés érkezik telefonon, levélben vagy e-mailben. A bejelentés alapján az OV Zrt. kollégái ellenőrzik, hogy valós-e a probléma. Ezt követően határozzák meg a feladatot, azaz azt, hogy milyen módon, ki volna képes hatékonyan megoldani a problémát. A feladatból$

Tervezett, ütemezett módon A tervezhető feladatokhoz - mint például a rendszeres lift karbantartás, korlátellenőrzés, nyílászáró karbantartás - nem kapcsolódik bejelentés. A feladat egyéb paraméterei hasonlóak, mint a „Hibabejelentés alapján létrehozott feladat” esetében. A mezők értelemszerű kitöltése után a ”Mentés” gombra kattintva rögzülnek az adatok a rendszerben.

Munkavégzők Az OV Zrt. számos vállalkozóval működik együtt, akik szerződéses kapcsolatban vannak az OV Zrt.-vel. A megállapodások egy része keretszerződés, azaz a szerződés időszakára meghatározott keretösszeget tesz elérhetővé az adott tevékenységek ellátására. Az Átalányos szerződés esetében a szerződésben nincs meghatározva keretösszeg, a feladatokhoz elvégzéséhez tartozó$ Az OV Zrt. saját munkavégző csapattal is rendelkezik, ők az úgynevezett „telephelyes” szakemberek. Tevékenységük kapcsán a ráfordított idő és az anyagköltségek kerülnek elszámolásra.

Folyamat Bejelentéskor pusztán a hiba meghatározása és magának a bejelentésnek az adminisztrálása a cél. A műszaki osztály vezetője, vagy erre kijelölt munkatársa hagyja jóvá, hogy egy adott bejelentés alapján valóban el kell-e végezni a munkát majd eldönti, hogy azt ki vé$ Egy ügyhöz több bejelentés kapcsolódhat, például abban az esetben, ha ugyanazt a problémát többször is bejelentik. Előfordulhat az is, hogy az ügy lezárásához több különálló feladat elvégzése szükséges, amelyeket akár több belső és külső vállalkozó teljesít eltérő$ Cél: a feladatok delegálásának támogatása, a bejelentések és feladatok adatainak összefűzése azzal a céllal, hogy a különböző lekérdezéseket, adatigényeket automatizálni lehessen, illetve a tervezéshez és a végrehajtáshoz minden információ a megfelelő módon és idő$

Munkalapok kezelése, megrendelés A munkalapok kitöltése és kezelése jelenleg teljes mértékben manuális módon történik. A szerződéses és a telephelyes vállalkozók részére egyaránt készül egy munkalap – amelynek számos rubrikáját már az ügyintéző kitölti előre. A szerződéses munkavállalók esetében $

Teljesítés A munkavégző a helyszíni feladatok elvégzése után a munkalapon az erre a célra üresen hagyott mezőket is kitölti és eljuttatja az ügyintézőhöz. A műszaki osztály jóváhagyja a teljesítést (egyes esetekben személyesen tekintik meg az eredményt), majd ezt követően ke$

Külső vállalkozók esetében a teljesítést követően elszámolásra kerülnek a számlán szereplő összegek. Az együttműködési formákra az alábbiak jellemzők: - keretmegállapodásos, - évi keretösszeg áll rendelkezésre, a rendelkezésre álló keret összege lényeges információ, amelyet a teljesített feladatok ellenértékét a keretösszegből levonva kapunk meg, a kifizetés a műszaki osztály által rögzített teljesítésigazolások alapján történik. A Pénzügyi osztály havonta több alkalommal, akár a számla beérkezésekor azonnal kifizeti a megítélt összeget. egyedi megállapodás alapján a vállalkozó által elvégzett feladatok értékét az OV Zrt. az egyedi megállapodásban rögzítettek szerint, munkánként vagy időszakonként téríti meg, az elvégzett munkák után járó, ám még kifizetetlen összegeket láthatóvá kell tenni az ügyintézők számára. a kifizetés a műszaki osztály által rögzített teljesítésigazolások alapján történik.

Belső teljesítés esetén (telephelyes) A munkalapon szereplő munkaidő információkat (Munkaidő, Anyagbeszerzés ideje, Utazási idő), illetve a feladatvégzéshez kapcsolódó költségszámlákat rögzíteni kell. Belső teljesítésű feladat esetében is előfordul, hogy a költségeket az intézmény tovább számlázza a b$ Cél: A teljesítéshez kapcsolódó információk, képek és dokumentumok rögzítése, a kifizetés és a tovább számlázás folyamatának kezelése a rendszeren belül. A szerződéses vállalkozók esetében cél, hogy áttekinthető legyen a már lehívott és még rendelkezésre álló erőf$

Pénzügyek kezelése A műszaki feladatok kifizetése kapcsán az alábbi eseteket kell kezelni:

Költségek és munkaidő rögzítése Az információk rögzítése a teljesítést igazoló munkalap és a jóváhagyás alapján történik. A feladatok kapcsán felhasznált időt és a kapcsolódó egyéb költségeket feladatonként, feladattípusonként és munkavállalónként is összegezni kell.

Keretmegállapodásos vállalkozók kifizetése A keretmegállapodásos vállalkozók kifizetése a keretmegállapodás alapján történik. Az ügyintézőnek tudnia kell, hogy mekkora összeg lett már lehívva az adott szerződésből, illetve, hogy milyen keretösszeg áll még rendelkezésre.

Egyedi megállapodásos vállalkozók kifizetése Az egyedi megállapodással rendelkező vállalkozók kifizetése a teljesítések alapján történik. Az ügyintézőnek tudnia kell, hogy az adott vállalkozó esetében mennyi kifizetetlen számla van, illetve milyen volumenű kifizetések történtek meg az adott időszakban.

Továbbszámlázás a bérlők felé Amennyiben a hiba vagy ingatlanfejlesztés kapcsán ez szükséges, a feladathoz kapcsolódó költségeket az intézmény tovább számlázhatja a bérlő felé. A továbbszámlázás számlánként vagy tételelenként történik, inkább telephelyes feladatok esetében. Egyes albetétek ese$

A műszak modul scope-ja A műszaki modul célja, hogy lehetővé tegye: a vállalkozók, illetve vállalkozói szerződések főbb adatainak rögzítését, a bejelentésekhez, feladatokhoz kapcsolódó információkat és dokumentumokat elektronikusan rögzítését, előtöltött munkalapok létrehozását, a teljesítéskor a munkalapokra került információk rögzítését, a költségek és munkaidő jellegű ráfordítások kezelését, számontartását, a kapcsolódó pénzügyi folyamatok kezelését, nevezetesen a számlák befogadását, illetve kiadását, illetve a műszaki feladatok kapcsán pénzügyi statisztikák, kimutatások készítését, a belső és külső feladatvégzők leterheltségének, kihasználtságának kimutatását.