Kihagyás

Pénzügyi és követeléskezelési funkciók

A Dominus Integrált Vagyonkezelő Rendszer kezeli a szerződött ügyfelekkel kapcsolatos tevékenységek pénzügyi vonatkozású műveleteit és a teljes számlázási folyamatot.

A Dominus rendszer kizárólag szorosan ingatlan nyilvántartáshoz, bérléshez, értékesítéshez kapcsolódó pénzügyi és követeléskezelési funkciókat támogatja. Ezek a funkciók minden esetben adott ingatlan - szerződés - ügyfél kapcsolatban értelmezhetőek. A továbbiakban ezeket a funkciókat mutatjuk be.

enter image description here

Számlázás

  • Havi tömeges számlázás, kontrolling
  • Egyedi számla, csekk kiállítása

Havi tömeges számlázás, kontrolling

A Dominus Integrált Vagyonkezelő Rendszer a havi számlák kötegelt előállítását is támogatja. A havi számlázás folyamata a Pénzügy menüponton keresztül a „Havi számlázandó tételek” lista lehívásával (excel) kezdődik.

A listában elsődleges kontrollként egyszerűen ellenőrizhetők a generálandó számla számlaképét befolyásoló adatok (számlázási cím, bérlemény cím, név, számla státusza, számlázás státusza stb..). Ha egy-egy tételnél adathiány van, akkor természetesen ezt még a számlázás előtt korrigálni kell – azaz a kapcsolódó értéket módosítani a szóban forgó entitás adatlapján.

Amennyiben a számlázási listát (excel állományt) rendben találta a felhasználó, második lépésként el kell készíteni a számlázási kontroll listát. Ez a „Pénzügy menüpont - Havi számlázás előkészítése” alatt található. A szükséges mezők kitöltése után a „ Lista generálása” gombra kattintva készül el a kontroll lista. A lista adott napra generálódik, utólagos számla kiállítás nem lehetséges.

Ez egy újabb ellenőrző felületet a felhasználó részére, amelyen egyértelműen láthatóak a számla elkészülésének részletes körülményei, ezáltal biztonságosan ellenőrizhetők a generálandó számlák havi pénzügyi adatai. A számla sorszámára kattintva megjelenik a generálandó számlakép. A számlaképen látszik az ügyfél aktuális egyenlege is.

Módosítást az adott entitás adatlapján lehet elvégezni. Ha egy számlán módosítás szükséges, módosítás után újra le kell kérni a kontroll listát.

A felületen a megfelelő szűrők segítségével lehetőség van az ellenőrzést igénylő, egyedi számlázási esetek listázására.

A szűrőbeállítások törölhetők a „Szűrők törlése” gombra kattintva, illetve menthetők, majd előhívhatók későbbi használat esetén.

A rendszer tetszőleges számú szűrőbeállítást képes rögzíteni: - Szűrők beállítása - A keresés blokknál kattintás a „Mentés” ikonra - A szűrőbeállítások elnevezése, pl. „Kedvenc keresésem”

Az ellenőrző felület akkor működik hatékonyan, ha a minden egyes ellenőrzést igénylő esetre külön szűrőbeállítás van rögzítve. Ebben az esetben egyszerű az ellenőrzés; gyakorlatilag csak az előre mentett szűrőbeállításokon kell végigmenni, az esetleges hibák egyértelműen látszódnak az adott kereséskor.

Ha az ellenőrzéseket követően minden adat megfelelő, akkor a kontroll listán található „Számlák generálása” gombra kattintva lehet a havi számlákat kötegelten elkészíteni, majd igény szerint kinyomtatni, vagy CSV-ben átadni az erre felhatalmazott partnernek.

A generálást követően a számla megjelenik az „Egyenleg” felületén. (Ez leggyorsabban az „Ügyfélszolgálati modul” gyorskeresőjével érhető el az ügyfél nevének, címének vagy szerződés számának beírásával.) Ezt követően a számlával már csak a különleges jogosultsággal rendelkezők végezhetnek el további műveleteket. Nyomon követhető, hogy ki, mikor végezte el az adott számla műveleteket, ezáltal a rendszer működése és működtetése megfelelően kontrollálható, hiteles.

A megfelelő jogosultsággal az alábbi műveleteket lehet elvégezni a számla kapcsán a generálást követően: sztornózás helyesbítés

A két funkció működésének részletei az „Egyéb pénzügyi műveletek” menüpontban olvashatók.

Egyedi számla, csekk kiállítása

A rendszer képes kiállítani ügyfelek egyedi számláit, illetve kinyomtatni a számukra egyedileg kiállított csekkeket az adott szerződéshez kapcsolódóan, az Ügyfélszolgálati felületről kiindulva. Egy aktív bérbeadás esetében a bérlemény össze van kötve az ügyféllel és a vonatkozó szerződéssel. A számlakiállítás alapfeltétele, hogy ez a kapcsolat létezzen illetve a szerződés státusza aktív legyen.

Egyedi csekk kiállítását a felületen következő módon lehet végrehajtani: - Az adott szerződés megkeresése az Ügyfélszolgálati modulon. - Az Ügyfél, Bérlemény beazonosítása (kontroll feladat). - Kattintás a „Csekk nyomtatás” gombra - Elkészül a nyomtatásra alkalmas, előtöltött csekk.

Egyedi számla kiállítását a felületen következő módon lehet végrehajtani: - Kattintás a „számla kiállítása” gombra. - Számlázási paraméterek megadása a megjelenő felületen. - Az előre definiált tétel-típusok közül kell kiválasztani a számlázandó tételeket. - Az Áfás és nem áfás számlákat egyaránt kezel a rendszer. - A “Lezárás” gombra kattintva fejeződik be a számla kiállítási művelet szerkesztési része.

A tételek lezárását követően két új gomb jelenik meg a felületen, a „Számlakép”, illetve a „Számla generálása”.

A számla generálása előtt ellenőrizhetjük a generálandó számla nyomtatásra kerülő formáját a legenerált számlaképen. Ha a számlakép megfelelő, akkor a „Számla generálása” gombra kattintva állítható elő a számla.

Folyószámla kivonat

  • Szerződés egyenleg lekérdezés, korosítás
  • Funkciók használata az Egyenleg felületén
  • Összepontozás kezelése
  • Tételek allokálása
  • Tranzakció szerkesztése
  • Egyenlegközlő
  • Időszaki lekérés

Szerződés egyenleg lekérdezés, korosítás

Az egyenleg felületen láthatjuk az adott szerződéshez tartozó összes pénzügyi tranzakciót. A „Típus” mezőben külön ikon jeleníti meg a befizetést (kék), külön ikon a követelést (piros).

A felületen lehetőség van számlakivonat exportálására XLS vagy PDF formátumban.

A tranzakciók jogcím alapján külön jogcím csoportokba sorolódnak (pl. lakbér, távhő, bérbeszámítás, óvadék stb.). Ezek külön egyenleget képeznek a tőke egyenlegtől. A szerződés egyenleg az összes különböző jogcímre vonatkozó egyenleget mutatja.

Ezeket az egyenleg felületének felső részén található külön blokkok mutatj ák meg. Az egyes blokkokra kattintva csak az adott jogcímhez tartozó tranzakciókat listázza a rendszer - görgetett egyenleg szerint.

A korosítás elengedhetetlen a követeléskezelés kapcsán, hiszen megmutatja, hogy az adott ügyféllel szembeni követelés mennyi ideje áll fenn.

Funkciók használata az Egyenleg felületén

Az egyenleg egyes elemeit megjelenítő listájában különböző funkciók segítik a felhasználó munkáját. Az egyes funkciókat az adott sorban található kis ikonokra kattintva lehet használni.

Az egyenleg tétel típusánál használható ikonok funkciói: * tételek megjelenítése (egymáson lévő lapok ikon) * feladás jogra (Omega ikon), * csekk generálása az adott tételről (csekk ikon), * számla helyesbítés (téglalapban körbefutó nyilak), * sztornózás (áthúzott kör ikon).

A felületen lehetőség van a korábban bemigrált számlaképek megtekintésére („Típus mező - egymáson lévő lapok ikon”) és a Dominus által kiállított számlakép megtekintésére is.

Természetesen ezek a funkciók is csak a megfelelő jogosultsággal használhatók.

Az allokált tételek esetében használható ikonok funkciói: * megmutatja, hogy az adott tétel milyen befizetéssel van kiegyenlítve (i betű) * a tétel felszabadítása, majd manuális összepontozása (nyíl)

A jogcímek oszlopban használható ikon funkciója: * jogcím egyedi szerkesztése (ceruza ikon)

Összepontozás kezelése

Az összepontozás során a feladat a befizetések és a követelések párosítása a megfelelő üzleti logikák mentén. A Dominus Integrált Vagyonkezelő Rendszerben az Összepontozás az „Egyenleg” felületéről indítható el, természetesen a megfelelő jogosultságok birtokában.

Az egyenleg felületének jobb felső részén található az „Összepontozás” gomb, erre kattintva a rendszer korosítja a szerződés hátralékait.

Ez a korosítás a lap alján jelenik meg. A rendszer a számviteli törvénynek megfelelően a „kamat – költség - tőke” elv alapján végzi el a különböző tételek összepontozását.

Kivételt képez az az eset, amikor az adott csekkes befizetés meghatározott számlára szól, ebben az esetben természetesen az ügyfél által meghatározott befizetési cél teljesül, amennyiben az egyenleg tartalma alapján valóban van mód ennek figyelembevételére.

Az „Egyenleg” felületen a „Teljesítve” mezőben láthatjuk az adott tételek állapotát. Jelölések: - „Pipa” – kiegyenlített (összepontozott) követelés - „X” – kiegyenlítetlen követelés - „Kör” – részben kiegyenlített (összepontozott) tétel

Tételek allokálása

Az összepontozás során a felhasználó allokálhatja a befizetéseket, az alábbi módon.

A befizetésekhez allokálhatók a különböző követelések, a képen látható módon. A követelések listájában jól láthatóan jelenik meg az adott jogcím, illetve a követelés összege, ezért a művelet biztonságosan, az összes szükséges információ birtokában végezhető el.

A folyamat egészen addig végezhető, ameddig a befizetés összege tart.

A „Mégsem” gombra kattintva a művelet befejeződik.

Tranzakció szerkesztése

Bizonyos esetekben hibás, tévedésen alapul, vagy akár csak hiányos a befizetéshez kapcsolódó adattartalom. Ebben az esetben szükséges a tartalom szerkesztése.

A tranzakció szerkeszthető a rendszer segítségével és természetesen kizárólag a megfelelő jogosultság birtokában. Így az összepontozást megelőzően javítani lehet az esetlegese hibákat, illetve kelezni lehet azokat az eseteket, amelyek manuális beavatkozást igényelnek.

A tranzakció szerkesztése során kétféle művelet végezhető el:

  • A tranzakció szétbontása A tranzakció szétbontásával a befizetés több részre osztható, amelyek már a törvénynek és az adott esetnek megfelelő módon kezelhetőek és összepontozhatók.

  • A jogcím szerkesztése A jogcím szerkesztésével mód nyílik a hiányos, vagy téves jogcímmel rendelkező tételek megfeleltetésére.

A tranzakció szétbontása és a jogcím szerkesztése is kritikus lehet a számlázás eredményessége szempontjából, így e- műveletek elvégzése nyomon követhető és a különleges jogosultságot igényel.

A tranzakció szerkesztés végrehajtásához a „Mentés” gombra kell kattintani a felületen, ekkor az összes változtatást rögzíti a rendszer.

Egyenlegközlő

Megfelelő jogosultság mellett lehet egyenlegközlőt is nyomtatni az „Egyenleg” felületéről. A számlák sztornózása és helyesbítése is a megfelelő innen indítható. A számla részletes adatait is erről a felületről lehet megtekinteni, valamint a számlamásolatot megnyitni.

Az egyenlegközlő egy a rendszer által generált PDF dokumentumként jelenik meg. Elkészítéséhez az Egyenlegközlő felirat alatt látható PDF gombra kell kattintani. A kattintást követően elkészül és megjelenik az egyenlegközlő az adott ügyfél szerződésére vonatkozóan.

Az egyenlegközlő elkészítése nincs hatással semmilyen státusz értékére.

Időszaki lekérés

Az egyenleg tartalmát időszak szerint lehet lekérdezni. Az egyenleg felületén a különböző tételek felett, a bal oldalon található a pontos időszak meghatározására szolgáló mező, illetve a itt indítható el a lekérés vagy törölhető a már meghatározott érték.

Az időszakos lekérésre vonatkozó funkciók melletti nyilakkal oldható meg a navigálás a tételsor elejére, illetve a végére.

Befizetések könyvelése

  • OCR állományok beolvasása
  • Bankszámla kivonatok könyvelése

A Dominus Integrált Vagyonkezelő rendszer támogatja a banki bevételek, illetve kiadások könyvelését. A gyakorlatban ez történhet automatikusan, (OCR beolvasás), illetve manuálisan.

OCR állományok beolvasása

Az OCR fájl importálása a „Pénzügy – OCR betöltése” alatt érhető el. A fájl az adott napi banki befizetéseket tartalmazza. A befizetőazonosító alapján a rendszer összepontozza a tételeket a szerződésekhez tartozó megfelelő követelésekkel. A felületen napi bontásban találhatóak a betöltött állományok. A rendszer tárolja a betöltött fájlokat, ez az „OCR-file” mezőben érhető el. Az „Eredmény” mezőre kattintva láthatjuk a beolvasás eredményét, a betöltés és befizetés idejét, a betöltő személyt, a betöltés összegét és azt, hogy az összeg mely szerződésre került könyvelésre.

Bankszámla kivonatok könyvelése

A „Pénzügy” menüpont alatt található a kivonatok könyvelése funkció. Itt történik az átutalással és a pénztári befizetéssel beérkező tételek rögzítése a rendszerben. A banki bevételek könyvelésére szolgáló felületen láthatóak a beolvasott tételek, a feladat az, hogy ezekhez rendeljünk követeléseket. A megjelenített tételek kapcsán van mód a keresésre a bankazonosító, illetve dátum alapján, ezáltal egyszerűen meg lehet találni a kérdéses tételeket.

Elsődleges lépésként szükséges megadni a bankazonosítót, a bankdátumot és a szumma bevétel összeget.

A jobb szélen látható doboz (zöld színű „Hozzáad” gombbal ellátva) mezőit kitöltve adható meg, hogy mely követeléshez kapcsolódjon az adott befizetés. A dobozban a következő értékeket lehet meghatározni: * banki azonosító, * dátum, * tétel bevétel tartalma, * tételhez kapcsolódó kiadás, * kapcsolódó pénzintézet.

Másodlagos lépésként a felület jobb felső részében található mezők kitöltése szükséges: * szerződés/ügyfél * bizonylatszám * összeg * befizetés jogcíme

A művelet egészen addig megismételhető, ameddig a befizetés összes el nem fogy. A folyamat a „Befizetések könyvelése (lezár)” gomb megnyomásával zárul.

Ezen művelet hatására az adott szerződésen létrejön a befizetés.

Követeléskezelési funkciók

  • Hátralék nyilvántartás kezelése
  • Felszólító levelek nyomtatása

A rendszer a követeléskezelés folyamatát a „Pénzügy - Követeléskezelés” menün keresztül támogatja. Az előre definiált követeléskezelési szabályok alapján szerződés szerint külön tabokon, listába rendezve mutatja a megfelelő szerződéseket és a hozzájuk tartozó korosított követeléseket ellenőrzés szempontjából.

A követeléskezelés az alábbi lépések mentén működik.

  1. Dátum megadása A dátum megadásával határozzuk meg, hogy mely nappal kell a korosítást végrehajtani.

  2. Korosítás A rendszer elvégzi a korosítást, azaz az adott naphoz viszonyítva rendezi a fennálló követeléseket a rendszerben meghatározott követeléskezelési időszakok szerint.

  3. Listázás A lista, illetve a lista feletti tabok alá való csoportosítás megmutatja, hogy az egyes követeléskezelési kategóriákba mely szerződések tartoznak.

  4. Ellenőrzés A bérlő neve előtti „Boríték” ikonra kattintva válik látható a rendszer által összeállított felszólítólevél, mely tartalmazza a bérleti díj tartozást és a felszólítás költségét is. Ezáltal egyszerűen ellenőrizhető a folyamat.

  5. Körlevelek generálása A listák alapján kezdődhet a körlevelek elkészítése, nyomtatása, majd kézbesítése az ügyfelek részére. A rendszerben kiválasztható a megfelelő sablon, ennek alkalmazásával pedig elkészíthető a szükséges nyomtatvány.

A rendszer jelenleg két levél típus kapcsán készíti el a vonatkozó előtöltött formanyomtatványt: * Felszólító levél * Felmondás előtti felszólító levél

Van mód természetesen a felmondó levél, vagy akár az egyéb nyomtatványok manuális elkészítésére is, ebben az esetben azonban a kapcsolódó státuszokat is manuálisan kell átállítani a műveletnek megfelelő módon

A körlevél generálását követően megváltozik az adott szerződésekhez kapcsolódó követeléskezelési státusz. A generálást követően a követeléskezelés szabályai szerinti állományok, egyedi költségek is elkészülnek (pl. postaköltség), majd rákerülnek a soron következő havi számlára.

Egyéb pénzügyi műveletek

  • Szerződések közti átkönyvelés
  • Csoportos beszedési fájl (Detsta) elkészítése
  • Havi zárás
  • Csekk, befizetési bizonylat generálás
  • Számla helyesbítés, sztornózás
  • Óvadék
  • Értékesítési számla kiállítás
  • Tulajdonosi képviselet

Szerződések közti átkönyvelés

A rendszer lehetőséget biztosít szerződések közötti átkönyvelésre. Ez a „Pénzügy – Szerződések közötti átkönyvelés” menüpontból érhető el. Az adott tétel negatív követelésként jelenik meg azon a szerződésen, amelyről átkönyveljük és pozitív követelésként azon a szerződésen, amelyre átkönyveljük.

Csoportos beszedési fájl (Detsta) elkészítése

Amennyiben a számlázási kontroll lista lefutott, a rendszer képes csoportos beszedési fájlt előállítani. Ez a funkció a kontroll felületen a „Detsta betöltés” gomb megnyomásával érhető el. A rendszer legenerálja a fájlt, amely exportálás után betölthető a banki rendszerbe.

Havi zárás

A funkció a „Pénzügy” menüpont alatt érhető el. A megjelenített lista tartalmazza az adott hónapban történt összes pénzmozgást, számlát. Ez a lista kerül átadásra a főkönyv felé. A lista külön munkalapon tartalmazza a lakás, földterület, helyiség, telephely egyenleget. Külön láthatjuk a havi befizetéseket, követeléseket. Megjeleníti az ÁFA listát, a Bérbeszámítást és az Egyenlegközlőket.

Csekk, befizetési bizonylat generálás

Amennyiben az ügyfél igényt tart rá, úgy lehetőség van adott számlához csekk generálására is a „Típus” mezőben található „Csekk ikonra” kattintva. Megfelelő jogcím kiválasztása után a csekkre rákerül az adott befizető azonosító, ez alapján a rendszer össze tudja párosítani, hogy melyik csekket fizette be az ügyfél.

Ha az ügyfél az ügyfélszolgálaton szeretne pénztári befizetést teljesíteni, szintén a „Csekk generálása kattintva a befizetés típusánál a „Pénztári befizetés” opciót kell kiválasztani.

Számla helyesbítés, sztornózás

Lehetőség van számla helyesbítésre és sztornózára, amely funkciók az „Egyenleg” menüpontban, a „Típus” mezőben érhetők el.

A sztornó ikonra kattintva megjelenik a sztornózandó számla. Sztornózás előtt a „Megjegyzés” rovatba tetszőleges szöveg írható. Utána szükséges lezárni a számlát a „Lezár” gombra kattintva. A „Számlakép” kiválasztásával megjelenik a sztornózandó számla képe. Amennyiben a felhasználó mindent rendben talált úgy a „Számla sztornózása” gomb megnyomásával megtörténik a sztornó számla kiállítása, amely azonnal megjelenik az „Egyenleg” felületen.

Óvadék

A rendszer lehetőséget biztosít óvadék rögzítésére. Ha az ügyfél szerződésén tartozás keletkezik, a tartozást az óvadékból lehet kompenzálni, az óvadék felszabadításával. Ez a folyamat manuális rögzítéssel zajlik.

Az óvadék a „Pénzügy” menüpont „Követelés rögzítése” felületén érhető el a „Lakás óvadék befizetés” jogcím kiválasztásával.

Értékesítési számla kiállítás

Ez a funkció a „Pénzügy” menüpont alatt érhető el, ingatlan értékesítés esetén használható. Első lépésként az alábbi adatok megadása szükséges: - vevő neve - ingatlan címe - számlázási cím - befizetés ideje - bizonylatszám

Ezek után megjelenik a számla kiállítása felület. A „Tétel típus” mezőben az „Értékesítés” kiválasztásával és a többi szükséges mező kitöltésével elkészül a számla és a rendszer egy értékesítési szerződést generál.

Tulajdonosi képviselet

Egy társasház esetében a közös költségek (pl: szemétdíj, társasház takarítás díja) nyilvántartására és kimutatására szolgáló felület. A vagyonkezelő a bérlő részére áthárítja ezen összegeket, melyet a bérlő a bérleti díj számlával egyidejűleg fizet meg a vagyonkezelő részére. A felületen lehetőség van a társasház közgyűlésén létrejött jegyzőkönyv felvitelére az adott társasház azonosítójára kattintva. Ezáltal létrejönnek az aktuálisan megállapított társasházi költségek, mely alapján számviteli bizonylatot állít elő a rendszer, ami az utalás alapjául szolgálhat.